Office 365 es una plataforma, de comunicación y colaboración en la nube la cual al ser implementada en alguna institución ayudará a optimizar actividades y procesos que se realizan en nuestro día a día e innovar el modelo de educación tradicional.
Seguramente la palabra Cloud relacionada con el cómputo ya no es desconocida para nadie ya que ha tenido un gran impacto en el mundo de la TI y tiene diversos beneficios, pero la novedad con respecto a este tema es que nunca antes se habían aprovechado esos beneficios de la manera en que lo hace Office 365.
Todo lo que se necesita para hacer más eficiente a su institución o negocio se puede encontrar con Office 365, ya que se trata de un servicio de suscripción que ofrece los servicios web que permiten acceso a correo electrónico, documentos, contactos y calendarios desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Los Cloud Service que dispone son: Correo Electrónico, Calendario, Office Web Apps, Red Social, Mensajería instantánea, Conferencias Online, Sitios Web y Gestor de Contenidos. De este modo es posible trabajar cómo, cuándo, y dónde se requiera, lo que permite mayor productividad en nuestras actividades académicas.
Así mismo Microsoft decide incursionar en el ámbito educativo ofreciendo Office 365 para la Educación, ya que las instituciones educativas requieren amoldarse a modelos de aprendizaje modernos tales como el “B-Learning” y el “M-Learning”.
Pero, cuando hablamos de estos modelos, ¿A qué nos estamos refiriendo?
B-Learning consiste en un proceso docente semipresencial; esto significa que un curso dictado en este formato incluirá tanto clases presenciales como actividades de e-learning. Este modelo de formación hace uso de las ventajas de la formación 100% on-line y la formación presencial, combinándolas en un sólo tipo de formación la cual agiliza la labor tanto del docente como del alumno.
M-Learning en cambio es un aprendizaje de tipo Móvil, esto quiere decir que con el uso de equipos como Smartphones y tabletas podemos seguir aprendiendo sin la necesidad de encontrarnos en un salón de clases o frente a un equipo de escritorio, teniendo de esta manera portabilidad y de alguna manera un aprendizaje omnipresente ya que tenemos la posibilidad de aprender cómo, cuándo y dónde lo deseemos.
SERVICIOS DE OFFICE 365 (CLOUD SERVICE)
Outlook Web App – OWA
Es un servicio basado en Correo Electrónico de idéntico funcionamiento al correo tradicional de Hotmail la cual incluye calendarios, contactos y tareas. Este servicio en el ámbito educativo lo que hace es que se pueda manejar un correo corporativo, correo institucional, la cual gestionará el manejo de cuentas de usuario de estudiantes, docentes y administrativos para que mediante este medio se puedan escribir correos de información sobre las actividades académicas e institucionales.
Pero, ¿Cuál sería el uso que le puede dar cada usuario?
En el caso de los docentes, el uso del correo electrónico es un recurso que se pone a disposición para el ejercicio de la función pública de servicio al ciudadano, su uso, como el resto de recursos TIC, es exclusivamente profesional dentro de sus funciones en la institución.
El correo electrónico para los estudiantes es un medio muy importante de comunicación para poder realizar todo tipo de coordinaciones dentro de la Institución como la inscripción a cursos, tener información de medios a donde se suscriban y otras opciones, además el uso de calendarios es vital para llevar un orden más estricto de las actividades académicas como entrega de trabajos, exámenes parciales, prácticas, entrega de tareas, etc.
Para los administrativos serán un medio de coordinaciones institucionales para el manejo de actividades extracurriculares, avisar sobre reuniones, capacitaciones externas, entre otras.
Este servicio cuenta con capacidad de almacenamiento de 50GB por cuenta de usuario y se pueden enviar mensajes con documentos adjuntos de hasta 25MB.
OneDrive
Este servicio consiste en brindarte un espacio en la nube para que puedas almacenar tu información tal como lo realizan servicios similares como Dropbox o Google Drive además de que se pueden sincronizar con las aplicaciones de Office de Escritorio para almacenarlas directamente y poder compartir con facilidad nuestros documentos.
OneDrive para empresas nos brinda 1 TB de almacenamiento en la nube, esto equivale a 1024 GB de información por lo que ahora podrías desechar tu USB de 32 GB ya que con la portabilidad de este sistema podrás acceder a tus documentos, desde cualquier computadora, Tablet o Smartphone con acceso a internet sin importar el tipo de Sistema Operativo que ejecute tu dispositivo.
Además, el hecho de que nos permite compartir documentos con facilidad hace posible que podamos enviar los archivos de clase a todos los estudiantes de un curso específico siempre verificando los privilegios que se les brinde de sólo lectura o para que puedan editar la información, además de que se pueden crear documentos que se pueden compartir de manera pública por si se desea manejar documentación que pueden visualizar personas externas a la institución.
Sitios (SharePoint Online)
SharePoint Online proporciona una única ubicación integrada en la nube donde docentes y alumnos puede colaborar fácilmente con los miembros del curso para compartir ideas y conocimientos, construir sitios y soluciones personalizadas de equipo y proyectos, encontrar recursos organizacionales, o buscar información. La gente también puede invitar a usuarios externos para ver, compartir y colaborar sobre colecciones del sitio en la extranet.
Este Cloud Service cuenta con beneficios tales como:
Personalizar con facilidad las características de Edición Web que le ayudan a editar rápidamente texto de la página y medios en el navegador.
Compartir información en “Mis Sitios”, un hub social que muestra perfiles de usuarios y grupos con intereses y conocimientos relevantes.
Etiquete múltiples tipos de contenido, agregue marcadores “Me gusta”, y navegue y busque por etiquetas
Capture mejores prácticas y conocimientos utilizando blogs, wikis, con Really Simple Syndication (RSS), y estudios.
Permita a los usuarios de SharePoint Online crear, editar y guardar bases de datos de Microsoft Access en un explorador Web, permitiéndoles publicar y compartir bases de datos de Access en SharePoint.
Comparta y trabaje simultáneamente en documentos colocados en sitios y bibliotecas de documentos de SharePoint Online usando la integración con Office Web Apps
Acceda a los sitios y documentos de SharePoint Online en dispositivos móviles (incluyendo dispositivos móviles habilitados para el Web) usando un formato simplificado de solo texto.
Office Web Apps (Office Online)
Con Office Online podemos crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones haciendo uso de Office sin la necesidad de tenerlo instalado en nuestras pc o portátiles,
Office Online nos permite que podamos usar las aplicaciones a las cuales estamos acostumbrado tales como Word, Excel y Power Point pero desde la nube, esto significa que necesitamos de un navegador para poder utilizarlas y crear nuestros proyectos pero a diferencia de usarlo de una manera tradicional como lo solemos hacer en nuestra pc, esta es una herramienta de colaboración la cual hace posible que podamos editar en línea nuestros documentos junto a otros usuarios, por ejemplo, si al estudiante le dejan un trabajo grupal pueden realizar su monografía cada integrante del equipo desde su pc, editando el mismo documento en tiempo real. ¿Fantástico no? Además, existen aplicaciones originales que funcionan en nuestros móviles para poder realizar la creación y edición de documentos, esto quiere decir que puedes instalarlo en Sistemas Operativos móviles como Android e IOS y tener la misma experiencia que al trabajarlo en un navegador, cabe considerar que para poder editar documentos desde tabletas y móviles se requiere que la Institución cuente con un Plan de Educación E3, caso contrario sólo se podrán visualizar los documentos.
Yammer
La mayoría de usuarios está pegado a diario de las famosas Redes Sociales como Facebook y Twitter, pero ¿creen que una Red Social se puede adecuar al ámbito educativo?
Yammer es una Red Social corporativa la cual reúne características empresariales como conversación, inmediatez, feeds, microbloggings, etc., diseñado para que los docentes y estudiantes puedan comunicarse entre sí, agilizando el proceso de comunicación interna respecto a los sistemas tradicionales como reuniones y correo electrónico.
Yammer tiene la capacidad de colaboración con una comunicación fluida y bidireccional, incorporando principios de interacción y gamificación. Reúne cualidades que desde un ámbito educativo, incluso para el alumnado de primaria o secundaria, son relevantes:
Resulta escalable, desde pequeños equipos hasta colectivos importantes con soluciones tipo SharePoint Online y Office 365 (vídeo conferencia, IM).
Genera grupos temáticos, internos (privados) o públicos, favoreciéndose que diferentes centros puedan abordar temáticas académicas comunes.
Posee un portafolio digital con posibilidad de subir archivos en diferentes formatos (vídeos, documentos de texto, pdfs, links).
Incorpora protocolos de interacción entre usuarios similares al de otras redes de microblogging como Twitter y cuenta con un diseño funcional orientado a destacar lo positivo más que lo negativo como el caso de Facebook.
Ofrece flexibilidad y potencia para formular encuestas con resultados en tiempo real, para tomar decisiones conjuntamente, para crear páginas para cada proyecto con la información más importante, publicar eventos en la agenda, buscador por etiquetas, mantener conversaciones tipo messenger con una o varias personas.
El nivel de aportación de esta Red Social abarca 3 ámbitos: informativo, medio de comunicación y de gestión educativa, porque al ser un medio que se puede seguir por dispositivos móviles la integración de los 3 niveles es inevitable.
El manejo de la red social privada ayudará al alumno a tomar conciencia sobre lo que se debe o no publicar en una red social, así como interactuar con herramientas propias de las TI.
Skype Empresarial
Skype Empresarial es un servicio de mensajería instantánea la cual es parte de Office 365 y se integra con Outlook para poder ver la lista de contactos, agendar reuniones y ver información de presencia del usuario.
Este servicio es uno de los que cada vez se está usando más en nuestro país ya que una de sus características consiste en la realización de videollamadas las cuales muchos de nosotros lo realizamos con aplicaciones como Line o WhatsApp y en ámbito educativo se usa frecuentemente como servicio de Video Conferencias para que el docente pueda explicar charlas a los estudiantes haciendo uso de herramientas tecnológicas al momento de dictar una clase sin la necesidad de estar en un mismo lugar pero con la posibilidad de interactuar directamente con los estudiantes.
A diferencia de sólo una videollamadas con Skype Empresarial se puede hacer uso de algunas herramientas de productividad como mostrar la presentación a todos los usuarios que visualizan la reunión, mostrar los aplicativos con los que se está trabajando en la computadora, mostrar todo nuestro escritorio, mostrar una pizarra para que se pueda usar como una pizarra tradicional, grabar la videoconferencia, realizar encuestas en tiempo real, entre otras opciones que harán de la clase aún más productiva.
Como podemos ver, todas estos Cloud Service que nos ofrece Office 365 hacen que podamos innovar el modelo de educación tradicional y adecuarnos a los nuevos modelos educativos como B-Learning y M-Learning. Contando con la seguridad de nuestra información ya que Microsoft es un proveedor que cumple con el ISO 27018 el cual es un estándar mundial auditable que define lineamientos de información personal para proveedores en la nube.
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